Los informes estratégicos también se conocen como «informes de gestión», «gestión del rendimiento empresarial» o «informes de estrategia empresarial».
Es un proceso complejo de recopilación, organización y análisis de métricas de alto nivel sobre el desempeño de una organización.
Un buen ejemplo de informes de estrategia es un análisis financiero realizado en el balance o estado de flujo de caja de una empresa.
Estos dos informes proporcionan información sobre cuánto dinero tiene su empresa en su cuenta bancaria en este momento, así como cuánto dinero está ingresando con el tiempo a través de las ventas y los cobros de las facturas.
Cuando reúne estos dos datos, puede saber si hay algún problema con el flujo de caja y, a continuación, tomar las medidas correspondientes.
Como los informes de estrategia suelen incluir datos confidenciales, suelen ser desarrollados por la alta dirección.
Además de las organizaciones comerciales, los informes de estrategia también los utilizan otros tipos de organizaciones, como organismos gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas y más.
¿Qué es la presentación de informes estratégicos?
Los informes estratégicos son una visión general de alto nivel del desempeño y el progreso de una organización.
Permite a las organizaciones evaluar su estado actual comparándolo con un estado futuro idealizado y luego crear un plan sobre cómo llegar allí. Por lo tanto, la presentación de informes estratégicos debe estar en el centro del proceso de planificación de cualquier organización.
Este artículo es una guía detallada de los sistemas de informes estratégicos, comenzando con su definición y propósito. A continuación, explicaremos qué incluir en un informe estratégico, junto con las mejores prácticas y quién debe ser responsable de crearlas.
El propósito de un informe de estrategia
A menos que tengan una exención, para el Reino Unido, todas las sociedades constituidas en el Reino Unido están obligadas legalmente a preparar un informe estratégico dentro de su informe anual, junto con un informe de los directores.
Este requisito se estableció en el Reglamento de 2013 de la Ley de Sociedades de 2006 (Informe estratégico e informe de directores). Entraron en vigor el 1 de octubre de 2014 y se aplicaron a los ejercicios financieros que finalizaron el 30 de septiembre de 2013 o después.
Las pequeñas empresas están exentas de este requisito., que analizaremos con más detalle más adelante.
En general, los informes estratégicos están diseñados para lograr lo siguiente:
- Demuestre la responsabilidad pública por parte de un organismo público
- Evalúe los indicadores clave de rendimiento (KPI) que afectan la capacidad de una organización para alcanzar sus objetivos
- Brindar a los accionistas una visión general significativa del modelo de negocio, los riesgos, la estrategia, el desempeño, la posición y las perspectivas futuras de una empresa
- Cumpla con los requisitos del Reglamento de 2013 de la Ley de Sociedades de 2006 (Informe estratégico e informe de directores).
Como puede ver, la presentación de informes estratégicos es un proceso amplio y multifacético.
En última instancia, es crucial que las organizaciones comprendan el propósito de los informes estratégicos para poder crear informes que sean precisos, procesables y que cumplan con cualquier normativa aplicable.
Por qué es importante la presentación de informes estratégicos
La planificación estratégica y los informes no son solo una recopilación de puntos de datos y números, sino que son una poderosa herramienta para la toma de decisiones.
En particular, los informes estratégicos ofrecen las siguientes ventajas:
- Ayuda a la administración a tomar mejores decisiones basándose en los datos más recientes y precisos
- Implora la transparencia y la responsabilidad en todos los niveles y departamentos de la empresa
- Facilita la comunicación abierta entre la dirección y los empleados
- Apoya el desarrollo y la implementación de estrategias comerciales exitosas
- Identifica posibles áreas de mejora y riesgo
- Mejore la eficiencia operativa
- Y muchos más
Al analizar estos datos y tendencias, la gerencia puede tomar decisiones confiables sobre prácticamente todas las facetas del negocio, desde el desarrollo de productos y el marketing hasta las ventas y las operaciones.
Por ejemplo, un informe sobre la satisfacción del cliente puede ayudar a la administración a decidir si realizar cambios en la oferta de productos o servicios.
Un informe sobre el compromiso de los empleados puede ayudar a la administración a identificar los problemas que deben abordarse para mejorar las tasas de retención.
En otras palabras, los informes estratégicos son una herramienta esencial para cualquier organización que quiera ser proactiva y basarse en datos sobre su crecimiento y éxito.
Qué incluir en un informe estratégico
Si bien el contenido específico de un informe estratégico variará de una empresa a otra, hay algunos elementos clave que deben incluirse en cada informe.
En general, debe incluir una revisión imparcial del negocio de la empresa, los desafíos realistas a los que se enfrenta la empresa y una explicación de cómo estos podrían afectar a su desarrollo y rendimiento futuros.
Además, el informe debe establecer la estrategia de la empresa para hacer frente a estos riesgos e incertidumbres, así como su desempeño durante el período sobre el que se informa.
Otros elementos importantes de un informe estratégico incluyen:
1. Declaración de misión y visión de la organización
Estos dos elementos de un informe estratégico son los más importantes porque establecen el contexto para toda la demás información.
La declaración de misión es esencialmente un resumen de lo que hace o planea hacer su organización, y debe ser lo suficientemente clara como para que cualquiera pueda entenderla. La visión, por otro lado, es de naturaleza más ambiciosa; representa tus metas, esperanzas y sueños, cosas que quieres lograr a largo plazo.
2. Metodología y herramientas de presentación de informes utilizadas
Esta sección del informe debe explicar cómo se recopilaron los datos y qué herramientas o métodos se utilizaron. Por ejemplo, algunas de las fuentes de datos más comunes para los informes estratégicos son las encuestas, los informes financieros, los comentarios de los clientes, los datos recopilados en las redes sociales y el análisis web.
3. Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Los KPI son valores medibles que indican si una empresa está logrando sus objetivos. Pueden ser de naturaleza financiera o no financiera, y se pueden utilizar para hacer un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo.
Algunos ejemplos comunes de KPI incluyen:
- Crecimiento de ingresos
- Rentabilidad
- Satisfacción del cliente
- Participación de los empleados
- Tráfico del sitio web
- Participación en las redes sociales
- Y más
4. Visualizaciones de datos
Este es uno de los elementos más importantes de un informe estratégico porque permite a los lectores ver rápida y fácilmente los patrones, las tendencias y las relaciones entre los diferentes conjuntos de datos. Las visualizaciones de datos pueden adoptar muchas formas diferentes, desde tablas y gráficos simples hasta infografías más complejas.
5. Análisis y explicación de datos
En esta sección, deberá proporcionar un análisis detallado de los datos que ha recopilado. Aquí presentará la información que ha obtenido de sus datos y explicará cómo se pueden utilizar para mejorar el rendimiento de la empresa.
6. Cuestiones priorizadas/problemas que requieren atención
Una vez que haya identificado los problemas más importantes a los que se enfrenta la empresa, deberá priorizarlos en términos de su urgencia y posible impacto. Esto ayudará a la dirección a centrarse primero en los problemas más urgentes.
7. Riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta la organización
Una parte fundamental de cualquier informe de estrategia es una evaluación honesta de los riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta la organización. Esto incluye los factores internos y externos que podrían afectar la capacidad de la empresa para alcanzar sus objetivos.
8. Recomendaciones y correcciones propuestas
Una vez que haya identificado los problemas y riesgos más importantes a los que se enfrenta la empresa, el informe de estrategia también debe incluir recomendaciones sobre cómo abordarlos. Pueden ser de corto o largo plazo, pero siempre deben ser realistas y alcanzables.
9. Resumen final
El resumen final es un breve resumen de todo el informe, en el que se destacan los puntos más importantes. Un resumen eficaz debe poder valerse por sí solo sin necesidad de que los lectores se refieran al cuerpo principal del texto.
Mejores prácticas de elaboración de informes estratégicos
Los mejores informes de estrategia mostrarán una imagen significativa y completa de la estrategia, el desarrollo y el desempeño de la empresa.
Para hacer esto de manera efectiva, hay algunas mejores prácticas clave que deben seguirse. Estas son algunas de ellas:
Defina metas y objetivos con claridad
Cuanto más específico y mensurables las metas y los objetivos tanto más fácil será hacer un seguimiento de los avances y determinar si se han cumplido o no.
Identifique y mida los KPI correctos
No todos los KPI se crean de la misma manera. Asegúrese de medir los correctos centrándose en los que son más relevantes para su negocio, ya que así obtendrá la mayor cantidad de información.
Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar los ingresos, es posible que medir el tráfico del sitio web no sea el KPI más adecuado para esa sección.
Representar datos en los formatos apropiados
El formato en el que se presentan los datos debe basarse en las necesidades del público objetivo.
Por ejemplo, una presentación más formal y detallada podría ser apropiada si el informe se comparte con la alta dirección. Sin embargo, si el informe se comparte con los empleados, un formato más informal y fácil de entender, como las infografías, podría ser más eficaz.
Agregar narrativa a los datos
Los datos por sí solos a menudo no son suficientes para proporcionar información y comprensión. Añadir una narrativa, también conocida como narración, es esencial para ayudar a los lectores a entender lo que significan los datos y cómo pueden utilizarse para mejorar el negocio.
Garantizar la claridad
En la medida de lo posible, evita la jerga y los términos técnicos que el público objetivo no pueda entender. El informe debe ser fácil de leer y entender sin necesidad de más explicaciones.
Utilice herramientas de informes digitales
Hay varias plataformas y herramientas de software en línea disponibles que pueden ayudar a que el proceso de redacción de informes sea más fácil y eficiente.
Su uso puede ayudar a ahorrar tiempo y recursos y, al mismo tiempo, garantizar que el producto final sea de alta calidad.
Quién es responsable de la presentación de informes estratégicos
Para el Reino Unido, según el Reglamento de 2013 sobre la Ley de Sociedades de 2006 (Informe estratégico e informe de directores), el los directores de una empresa son responsables de preparar un informe estratégico para cada ejercicio financiero de la empresa.
Como mencionamos anteriormente, las pequeñas empresas están exentas de este requisito.
Una empresa no se considera «pequeña» si cumple con dos de los tres criterios siguientes:
- Tiene un número promedio de empleados superior a 50
- Su facturación supera los 6,5 millones de libras
- Sus activos brutos superan los 3,26 millones de libras esterlinas (no solo el total del balance)
A pesar de la exención, las pequeñas empresas aún pueden beneficiarse de la preparación de un informe estratégico. Todas las ventajas, como una mayor claridad de pensamiento, una toma de decisiones basada en datos, una mayor transparencia y una mejor comunicación con las partes interesadas, siguen siendo válidas.
Resumen
Un informe de estrategia ofrece una visión significativa y detallada del presente, el futuro ideal de una empresa y lo que se necesita para cerrar esa brecha.
Independientemente del tamaño, todos los tipos de empresas y organizaciones pueden beneficiarse de la preparación de informes estratégicos.
A pesar de sus numerosas ventajas, la preparación de un informe estratégico eficaz es una tarea tediosa, lenta y, a menudo, abrumadora.
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