Cuadro de mando o informe - ¿Cuál es la diferencia?

Los especialistas en marketing digital de hoy tienen acceso a toneladas de información útil gracias a una amplia gama de soluciones de software. Ahora puede recopilar datos de diferentes canales en varios dispositivos y utilizarlos para elaborar estrategias de marketing eficaces.

La mejor manera de compartir esta información con los responsables de la toma de decisiones, los clientes y otras partes interesadas es mediante informes y cuadros de mando o paneles. Sin embargo, no mucha gente sabe que se trata de dos herramientas independientes y distintas.

En este artículo, analizaremos más de cerca la diferencia entre las herramientas de informes y las de panel. Y lo que es más importante, analizaremos cómo puedes utilizar cada una de ellas al máximo.  

¿Qué son los informes?

En el mundo del marketing, un informe es una recopilación de datos de diferentes fuentes que describen en detalle el rendimiento de las campañas en un período específico. Está diseñado para ayudar a todos, desde becarios y empleados de base hasta gerentes y vicepresidentes, a mostrar su trabajo y el impacto que tiene en la empresa.

El proceso de elaboración de informes de marketing está organizado. Implica recopilar, seleccionar y analizar información y métricas (a menudo a intervalos regulares), como todos los meses o trimestres. Por lo general, incluye el uso de gráficos, tablas y otras formas de visualización que facilitan la digestión de los datos. Además, por supuesto, el formato de texto también se usa ampliamente.

Los informes se presentan de muchas formas y, en última instancia, su elección dependerá de lo que quiera lograr. Pueden ser tan amplios o tan específicos como los necesite. Además, pueden cubrir un período específico del pasado o solo el conjunto actual de información.

Por ejemplo, es habitual que las agencias de marketing creen informes personalizados muy detallados, pero que solo los compartan internamente. Luego, lo utilizan para evaluar sus estrategias y encontrar la mejor manera de optimizar sus esfuerzos.

Cuando llega el momento de presentar los datos a sus clientes, el informe que preparan es más centrado y directo al grano. Este enfoque es necesario para que el cliente no se quede atascado con demasiada información.

En este escenario, el objetivo de la agencia y del cliente es el mismo. Al final del día, todos quieren atraer a más compradores, clientes o clientes optimizando sus esfuerzos de marketing. Sin embargo, cada uno tiene una forma diferente de ver las cosas, y esto requiere diferentes conjuntos de informes.

¿Qué incluye un informe de marketing?

Como se mencionó anteriormente, un informe de marketing normalmente contiene gráficos y tablas. Dicho esto, hay mucho más que lo visual.

Esto es lo que puede esperar de un buen informe:

• Una estrategia para comercializar un producto o servicio
• Datos para el análisis de marketing o la investigación de la competencia
• Información para la promoción de productos o servicios
• Datos de campañas de marketing
• Resumen de los objetivos de marketing
• Lista de indicadores clave de rendimiento

Una cosa que tienen en común los informes de marketing eficaces es que proporcionan la información que los equipos necesitan para evaluar el rendimiento pasado. Esto les brinda la oportunidad de solucionar los problemas existentes y realizar mejoras o, en otras palabras, corregir el rumbo.

¿Cuáles son los beneficios de generar informes de marketing?

Ya mencionamos de pasada el beneficio de los informes, que es la claridad sobre el rendimiento de sus campañas de marketing. Estas son muchas otras formas en las que los informes pueden ayudarte.

1. Monitorización multiplataforma

Algunas herramientas de presentación de informes son capaz de muchas integraciones, lo que le permite extraer datos de diferentes canales. Además, permiten presentar toda la información necesaria en una sola página. Esta función resulta útil si quieres comparar el rendimiento de tu campaña en diferentes canales.

2. Consolidación de los datos de marketing

Un buen informe recopila y organiza la información clave en un solo lugar, lo que facilita la detección y la eliminación de los errores manuales.

3. Obtenga información sobre las tendencias y patrones de los clientes

Analizar los datos que abarcan un período específico te ayudará a identificar cualquier patrón de comportamiento en los clientes y clientes. Una vez que veas cómo responden a determinadas iniciativas de marketing, tendrás una idea bastante clara de lo que necesitan o quieren.

A partir de ahí, puede crear una campaña más específica que satisfaga y supere las expectativas de los clientes potenciales.

¿Qué son los cuadros de mando o panales?

Un panel es una herramienta que puedes personalizar mediante la visualización de datos para ofrecer una imagen más clara de las métricas clave relevantes para tu campaña. Es breve, normalmente ocupa una sola página y toda su información cabe en la pantalla.

Si bien los informes de marketing pueden cubrir datos históricos y actuales, los paneles se centran en lo que sucede en tiempo real.

Además, proporcionan una instantánea de solo las métricas más importantes. Por eso, los paneles son muy eficaces cuando se trata de supervisar los problemas y objetivos prioritarios cuando la situación cambia de un minuto a otro.

Un panel de control es una herramienta excelente para responder a las preguntas fundamentales que los profesionales del marketing y los propietarios de negocios suelen hacer, como: «¿Cómo le va a la empresa en este momento?» Esto se debe a que la respuesta, por compleja que sea, lo más probable es que pueda expresarse en términos de unos pocos números o métricas.

Ahora bien, podría pensar que la pregunta principal que haría una parte interesada varía según el lugar en el que se encuentre en la estructura organizacional. Por ejemplo, las personas del departamento de recursos humanos tendrían preocupaciones diferentes a las de los miembros del equipo de marketing.

Lo bueno de los paneles es que son lo suficientemente flexibles para diferentes aplicaciones. Esto se debe a que la agencia o la empresa pueden crear varios paneles específicos, según sus necesidades. Pueden ser tan completos o tan específicos como sea necesario.

Hubo un tiempo en que estas herramientas estaban reservadas para la alta dirección, pero esos días habían quedado atrás. Ahora, prácticamente cualquier persona puede acceder a los análisis de autoservicio y obtener los datos que necesita para hacer bien su trabajo.

¿Qué incluye un panel de control?

El tablero de un automóvil es un panel de instrumentos que se encuentra detrás del volante. Te indica qué tan rápido corres o con qué intensidad funciona el motor. También puedes saber cuándo debes repostar mirando uno de sus indicadores.

Al mismo tiempo, toda la información que contiene es fácil de ver. No tienes que apartar la vista de la carretera durante demasiado tiempo para saber si la temperatura del aceite es demasiado alta o si aún estás dentro del límite de velocidad declarado.

Un panel de marketing funciona prácticamente de la misma manera. De hecho, así es como obtuvo su nombre. Es simple, directo y, lo más importante, actualizado.

Otra cosa que tienen en común los dashboards es que son muy visuales. Por eso suelen contener lo siguiente:

• Gráficos de líneas
• Gráficos de barras
• Gráficos circulares
• Gráficos de embudos
• Tablas dinámicas
• Mapas geográficos
• Widgets de KPI

Todos estos elementos le permiten supervisar la información clave de un vistazo.

¿Cuáles son los beneficios de generar cuadros de mando?

Además de algunos de los beneficios que ya se han mencionado de pasada, esto es lo que puede obtener al usar los paneles:

1. Ayuda a guiar las decisiones empresariales

Uno de los mayores atractivos del uso de paneles de marketing es que ofrecen información procesable. Además, dado que solo contienen métricas y KPI relevantes, no te distraerás con nada innecesario.

2. Proporciona información en tiempo real de múltiples fuentes

Otra ventaja del uso de un panel de control es que proporciona información en tiempo real. Como resultado, le permite realizar ajustes oportunos en sus estrategias de marketing y evitar desperdiciar sus recursos en actividades que no agregan valor.

Diferencias clave entre los paneles y los informes

La diferencia entre las herramientas de informes y de panel va más allá de centrarse en los detalles o la cantidad de información que proporcionan.

Estas son algunas maneras más en las que puedes diferenciar una herramienta de la otra:

• En primer lugar, los informes son exhaustivos y, por lo general, cubren una serie de temas que tienen que ver con su estrategia de marketing general. Además de ofrecer información sobre el tema, lo complementa al ofrecer resúmenes y recomendar un curso de acción. Por otro lado, un panel se centra en un tema o pregunta central y solo ofrece datos actuales. Un buen ejemplo es cómo un panel de control puede proporcionar cifras generales de ventas actualizadas, mientras que un informe puede cubrir las cifras de ventas regionales, junto con comparaciones con períodos de tiempo anteriores.

• Tanto los paneles como los informes son herramientas útiles que todos los especialistas en marketing deben aprender a usar bien, ya que proporcionan las métricas más relevantes mediante elementos visuales. Sin embargo, los informes son exhaustivos y sus tablas suelen ocupar más de una página cuando se imprimen. Por otro lado, los paneles solo tienen una página y, por lo general, caben en la pantalla.
• Los informes contienen datos que pueden remontarse a meses o incluso años atrás. Como resultado, puede dar una idea bastante clara del progreso de su campaña o sus esfuerzos de marketing a lo largo del tiempo. En comparación, un panel de control solo te da una idea de lo que está sucediendo actualmente.
• Con los paneles, no verás una lista larga de métricas. Lo máximo que contendría son cinco KPI que le darán una visión general de cualquier actividad. Dado que su longitud es un poco limitada, por lo general se centra en objetivos y cuestiones de alta prioridad. Si quieres supervisar algo que es relevante o importante, la mejor herramienta que puedes utilizar es un panel de control. Los informes, por otro lado, están repletos de datos. Contienen tanta información que son capaces de ofrecer una imagen general de sus iniciativas de marketing.

• Tanto los informes como los paneles contienen elementos visuales como tablas y gráficos. Sin embargo, hay algunas diferencias clave. Hemos explicado cómo los informes tienen tablas de unas pocas páginas, mientras que toda la información del panel cabe en una sola página. Otra diferencia es que los informes contienen bloques de texto para explicar los componentes visuales, mientras que los paneles no los contienen.
• Otra cosa que diferencia a los dashboards de los informes es la volatilidad de sus datos. Los paneles solo muestran la información más reciente, lo que los hace más adecuados para las aplicaciones de inteligencia empresarial de análisis diario.
• Lo último que debes tener en cuenta sobre los dashboards es que necesitas un mayor nivel de comprensión del tema si quieres apreciarlos. Esto se debe a que son concisos y proporcionan información en bits. No hay ningún texto adjunto que pueda ayudarlo a dar sentido a los elementos visuales. Los informes, por otro lado, pueden ser tan largos como necesites. Todo lo que necesitas para entender la información está ahí.

Similitudes entre los paneles y los informes

En este punto, tiene una mejor idea de cómo se diferencian los paneles y los informes entre sí. Así que retrocedamos unos pasos y veamos por qué algunas personas los confunden entre sí en primer lugar.

Estas son algunas de las cualidades que comparten ambas herramientas:

• Lo primero es lo primero: tanto los informes como los paneles son herramientas valiosas para presentar datos. Lo hacen de diferentes maneras, pero en esencia, están diseñados para proporcionar información útil y procesable.
• Otra característica común entre las dos herramientas es que dependen en gran medida de los elementos visuales. Ambas utilizan gráficos, tablas, tablas y mucho más. Estos elementos facilitan a los lectores la digestión de la información que se presenta.
• Los informes son más detallados y tienden a ser más largos que los paneles. Dicho esto, hay casos en los que pueden tener una página, al igual que los paneles.
• Otra característica que comparten ambas herramientas es que puedes personalizarlas para satisfacer tus necesidades únicas y cambiantes. Esta función es fundamental porque cada usuario tiene necesidades y objetivos únicos que requieren un enfoque igualmente distintivo. Existen soluciones de software que te permiten arrastrar y soltar todos los bloques que necesites. Algunos incluso tienen un editor intuitivo que te muestra el aspecto de tu informe o panel de control mientras lo elaboras. Dicho esto, a pesar de su funcionalidad y eficacia, ambas herramientas no requieren largos tutoriales para utilizarlas al máximo.

• Ya sea un especialista en marketing digital, un empleado o el propietario de una empresa, debe crear informes o paneles en un momento u otro. Y lo que es más importante, tendrás que compartirlos con el resto de la organización. Es la única manera de que la información importante llegue a las personas adecuadas para que puedan tomar las decisiones correctas.
• Lo bueno de los paneles y los informes es que ambos se pueden compartir. Por supuesto, el proceso puede variar de una herramienta de análisis a otra o de los permisos vigentes. Sin embargo, ambas herramientas tienen algún tipo de función para compartir.

Cómo utilizar los paneles y los informes de forma eficaz

No hay duda de que los informes y los paneles ofrecen muchas posibilidades para los profesionales del marketing, los propietarios de empresas y otras partes interesadas. Puedes usarlos por separado o en conjunto, ya que hacen un buen trabajo al apoyarse mutuamente.

La clave es saber qué herramienta utilizar y cuándo utilizarla. Estos son algunos consejos útiles sobre cómo aprovechar al máximo los informes y los paneles:

Cuándo usar los paneles

Los paneles ofrecen información valiosa sobre métricas específicas en tiempo real. Por eso es una excelente opción para los casos en los que necesitas tomar decisiones rápidas, como las siguientes:

1. Carteras de inversión

Una cartera de inversiones es una colección de activos que generalmente incluye acciones, bonos, bienes raíces e incluso efectivo. Cada uno tiene un porcentaje asignado, que puedes cambiar en cualquier momento en función del rendimiento de los componentes.

Para mantener la asignación de activos al día, debe tener acceso a datos actualizados y en tiempo real. Ahí es donde entran en juego los paneles de control.

2. Rendimiento empresarial

Los dueños de negocios se enfrentan a situaciones difíciles a diestra y siniestra, en las que tienen que tomar decisiones difíciles, y cada elección puede hacer que sus operaciones funcionen o fracasen.

Para acumular las probabilidades a su favor, deben controlar constantemente el desempeño del negocio. De esta manera, tienen toda la información necesaria para estar al tanto de las cosas.

3. Análisis web

Los paneles de análisis web van mucho más allá de la simple medición del tráfico web. Te permite ver el rendimiento de tu sitio web de un vistazo y tomar decisiones rápidas pero informadas que pueden afectar a campañas individuales o estrategias completas.

Cuándo usar los informes

Utilizando los ejemplos anteriores como referencia, estos son algunos casos en los que un informe sería más apropiado:

1. Rendimiento de la inversión

Si quiere ver el rendimiento de su inversión durante los últimos 12 meses, lo que necesita es un informe.

2. Rendimiento empresarial trimestral

Los informes empresariales trimestrales pueden ayudar a las partes interesadas de una empresa a analizar y evaluar la salud y el rendimiento de la organización. Esto se debe a que proporcionan datos, información y recomendaciones, todos los cuales son necesarios para tomar la decisión empresarial correcta.

3. Comparación interanual del rendimiento del sitio web

La mayoría de las empresas tienen una temporada alta y una temporada de escasez en un período de 12 meses. Por eso, a menudo tiene sentido comparar los rendimientos de un año a otro. Un informe es una herramienta valiosa en este escenario.

4. Informe de investigación

Las actividades de marketing, como la investigación de la competencia, requieren investigaciones exhaustivas y un análisis de datos, lo cual es una herramienta de elaboración de informes perfecta. En estos casos, un panel no funcionará porque se centra únicamente en la información en tiempo real.

El uso de informes y paneles de marketing es imprescindible, especialmente en esta era basada en los datos. Ayuda a los propietarios de empresas y a los responsables de marketing a ver las cosas con mayor claridad, lo que les permite tomar las decisiones correctas y hacer los ajustes oportunos.

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